Pourquoi Visual Plus a choisi EVA IT pour structurer sa croissance

Rencontre avec Michaël Coopman, administrateur adjoint chez Visual Plus, qui nous éclaire sur son quotidien professionnel et l’importance du logiciel EVA IT dans leurs processus. 

Entreprise : Visual Plus (Visual Shop & Favre Publicité)
Secteur : Signalétique, accompagnement graphique et impressions diverses
Site web : www.visual-shop.ch / www.favrepublicite.ch

Une fusion pour une meilleure organisation et une évolution artistique

Visual Plus est le fruit de la réunion de deux structures complémentaires. « Nous avions deux petites entreprises, entre 10 et 13 ans d’existence, et nous nous sommes demandé : pourquoi ne pas les réunir ? En fusionnant, nous pouvions centraliser la gestion en un seul effort et ainsi consacrer plus de temps à notre véritable cœur de métier : la création artistique. »

L’entreprise se distingue par son approche globale. « Visual Plus, c’est du 360° : nous couvrons tout le processus, de la création à la production, avec une vraie valeur de conseil. » Michaël Coopman, en tant que créatif, est en contact direct avec les clients « Mon travail va du cahier des charges à la création de l’offre, jusqu’à la réalisation artistique. »

L’équipe conçoit et produit une grande variété de supports, allant des brochures aux enseignes, en passant par le marquage de véhicules. « Notre force, c’est d’avoir l’intégralité de la chaîne de création entre nos mains », ajoute-t-il. Grâce à leur parc de machines interne, Visual Plus gère non seulement la conception graphique mais aussi l’impression et les finitions, offrant ainsi des prestations exclusives et sur mesure à leurs clients.

Un logiciel adapté à leur évolution

Pour accompagner leur transformation, l’équipe avait besoin d’un outil capable d’affiner le calcul de leurs coûts et de leur faire gagner du temps dans la constitution de leurs offres. Les logiciels qu’ils utilisaient jusqu’alors limitaient leur évolution. « Ces outils nous bridaient dans notre développement. Nous n’avions pas une vision claire de nos marges et de nos prix de revient, ce qui nous laissait presque aveugles sur les bénéfices dégagés. Il y avait un vrai manque de précision. »

Abaninja avait certes des atouts, notamment son intuitivité et son volet comptable, mais il manquait de flexibilité pour s’adapter aux besoins grandissants de Visual Plus. L’équipe a alors mené une veille concurrentielle, explorant différentes solutions comme Abaccus, Odoo et EVA IT. « Nous avons rapidement constaté qu’EVA IT offrait plus de flexibilité que les autres. Nous savons qu’à terme, nous pourrions avoir besoin de développements sur-mesure, et EVA IT pourra répondre à ces demandes. »

Une adoption rapide et une solution adaptée

Une fois leur choix arrêté sur EVA IT, l’intégration du logiciel s’est faite rapidement et efficacement. « Un collaborateur a pris en charge tout le paramétrage, et nous avons pu être rentables très vite grâce à une prise en main rapide de l’outil. » Contrairement à des logiciels trop complexes, qui leur semblaient peu centrés sur l’utilisateur, EVA IT s’est révélé intuitif et fluide. « On accède très vite aux informations dont on a besoin, et j’apprécie particulièrement les liens entre les différents modules. » Autre point fort : la gestion des factures d’acompte, une fonctionnalité absente de leur précédent outil mais qui leur est essentielle.

L’aspect financier a également pesé dans la balance. « Pour le prix que l’on paie, on bénéficie d’un véritable accompagnement. Franck a été très présent tout au long de la mise en place. C’est un tarif juste pour une entreprise de sept personnes comme la nôtre.»

Enfin, un des éléments déterminants dans leur choix a été la gestion des packs. « C’était un vrai plus pour nous, car nous utilisons énormément cette fonctionnalité pour nos calculs. Elle nous permet de structurer nos offres de manière claire : le client reçoit une synthèse simple et compréhensible, tandis que nous avons une vision détaillée et précise des coûts. »

Un outil qui simplifie la gestion et améliore la rentabilité

Au-delà de la rapidité de prise en main, EVA IT a apporté des améliorations concrètes dans la gestion quotidienne de Visual Plus. « Nous pouvons désormais mieux intégrer certains frais au sein des packs, ce qui nous permet de rendre comptables des coûts, comme ceux liés aux fournitures, que nous avions du mal à prendre en compte auparavant. » Cette précision dans le calcul des marges contribue directement à la rentabilité de l’entreprise.

L’ergonomie du logiciel a également été un vrai plus. « Le fait de pouvoir envoyer un mail directement depuis EVA, sans passer par un outil tiers, nous fait gagner du temps. On crée l’offre, on applique immédiatement les rabais et les conditions de vente, et on peut même ajouter notre pièce jointe créative. »

La centralisation des échanges facilite aussi la collaboration en interne. « Le mail est partagé, donc les collaborateurs peuvent voir quand il a été envoyé et par qui. » Enfin, la gestion des offres est rendue plus fluide grâce aux étiquettes et aux filtres. « J’aime beaucoup cette fonctionnalité : elle permet de savoir exactement où on en est et de retrouver rapidement les informations dont on a besoin. »

Visual Plus ne regrette pas son choix et recommande volontiers EVA IT. « C’est, selon moi, l’outil le plus adapté aux petites et moyennes entreprises. EVA IT offre une vraie souplesse et permet de gagner du temps sur l’administratif. Il apporte des réponses claires, informe et accompagne l’entreprise en fonction de son évolution. »

Au-delà de sa flexibilité, c’est aussi la qualité du support qui fait la différence. « Le logiciel trouve le bon équilibre entre des solutions trop basiques et d’autres trop complexes. L’équipe est très réactive et propose un véritable accompagnement. À titre de comparaison, avec nos anciens logiciels, il était bien plus compliqué d’obtenir de l’aide, et pour un coût nettement plus élevé. »

Finalement, le choix d’EVA IT s’est fait autant pour l’outil que pour l’approche humaine de l’équipe. « Ce que vous apportez en termes de service et d’accompagnement, c’est aussi ce que nous mettons en place avec nos propres clients. On s’est retrouvés dans cette philosophie. »