Gagnez du temps sur vos soumissions : laissez EVA IT faire la ressaisie

Un exercice obligatoire, mais chronophage

Répondre à un appel d'offres est indispensable pour faire tourner l'entreprise. Mais dans les faits, c'est aussi l'une des tâches les plus lourdes du métier et ce n'est pas propre à un canton ou un corps de métier en particulier : c'est une contrainte structurelle du secteur de la construction en Suisse.

Le dossier arrive rarement sous une forme facile à exploiter. La plupart du temps, c'est un PDF de plusieurs dizaines de pages, structuré selon les catalogues de postes normalisés, avec des centaines de lignes à reprendre une par une : désignation, quantité, unité. Avant même de pouvoir réfléchir au prix, il faut tout retranscrire, souvent à la main.

Un cadre normatif suisse très structuré et donc très dense

Ce n'est pas un hasard si les soumissions suisses sont aussi volumineuses. Le pays dispose d'un des systèmes de standardisation les plus poussés d'Europe pour la construction, porté par le CRB, le Centre suisse d'études pour la rationalisation de la construction. Le Catalogue des articles normalisés (CAN) fournit le savoir-faire nécessaire pour produire une description standardisée des prestations attendues, sur la base de près de 200 chapitres couvrant le bâtiment, le génie civil, les travaux souterrains et les installations techniques. Home

Ce même catalogue, appelé NPK en Suisse allemande, constitue la base de l'échange de données de toute l'industrie du bâtiment suisse et sert de fondement à des descriptifs de prestations standardisés et juridiquement fiables. Concrètement, cela signifie que chaque soumission que vous recevez, qu'elle vienne de Genève, Fribourg ou du Valais, suit une logique similaire mais avec des centaines de lignes à reprendre, poste par poste.

Le vrai coût caché : la ressaisie

Résultat : une bonne partie du temps consacré à une soumission part dans de la ressaisie, une tâche répétitive, sans valeur ajoutée, mais qui ne tolère aucune erreur. Une ligne mal recopiée, une quantité oubliée, et c'est tout le chiffrage qui devient faux.

Une question mérite d'être posée :

combien d'heures votre équipe passe-t-elle chaque semaine à retaper des soumissions plutôt qu'à calculer des prix ? Et ce temps est-il réellement valorisé, ou simplement subi ?

Ce constat n'est pas isolé. Le secteur suisse des plateformes de soumission s'est d'ailleurs largement construit autour de cette même douleur. Un acteur du marché comme Olmero, plateforme de soumissions utilisée par de nombreux maîtres d'ouvrage et entreprises en Suisse, résume bien l'enjeu à travers le témoignage d'un utilisateur : le procédé simplifié et la transparence de la plateforme permettent de gagner beaucoup de temps et de réaliser des économies substantielles, rendant tout le processus de soumission nettement plus efficace. Autrement dit, le problème de la ressaisie et de la dispersion des documents est reconnu par l'ensemble de la branche — pas seulement par les entreprises qui la vivent au quotidien. Olmero

Et si la soumission arrivait déjà prête à chiffrer ?

C'est désormais possible. EVA IT permet d'importer directement une soumission reçue en PDF, en ne sélectionnant que les pages qui vous intéressent. Le logiciel génère automatiquement la structure de chiffrage correspondante : groupes, sous-groupes et lignes. Il ne reste plus qu'à indiquer vos prix.

Compatible avec vos sources habituelles

• les soumissions reçues en Excel,

• les fichiers exportés depuis d'autres outils de chiffrage courants dans le bâtiment, comme SNAP / Trimble.

Peu importe la source du dossier, l'objectif reste le même : éviter la ressaisie manuelle, et pouvoir se concentrer directement sur le calcul du prix.

Le bénéfice concret pour votre entreprise

Moins de temps perdu sur la paperasse, c'est plus de temps pour ce qui fait vraiment la différence sur une soumission :

• le prix,

• la précision,

• la rapidité de réponse.

Un enjeu particulièrement sensible dans les marchés publics

En Suisse, une part importante des soumissions du bâtiment provient de marchés publics, régis par des règles strictes de délai et de conformité. Le guide TRIAS, référence pour les marchés publics suisses, rappelle que le délai minimum pour les demandes de participation à un appel d'offres est généralement de 13 jours à compter de sa publication, un délai serré qui laisse peu de place à une préparation lente ou désorganisée. Trias

Dans ce contexte, la moindre heure gagnée sur la ressaisie peut directement se traduire par une soumission déposée à temps, complète et conforme, plutôt que bâclée dans l'urgence. Le contraste est net entre la lenteur du processus administratif public et l'exigence de précision : selon TenderLift, plateforme de veille d'appels d'offres pour la construction, une seule mise à jour d'addenda négligée peut invalider une soumission ou changer entièrement la portée d'un projet. Tenderlift

Dans un marché de la construction en Suisse où les délais de réponse sont souvent courts et la concurrence serrée, ce gain de temps peut faire la différence entre décrocher le mandat ou arriver trop tard.

Ce qui distingue EVA IT

C'est ça qui fait la vraie différence avec EVA IT : vous transférez simplement les documents nécessaires, et le logiciel s'occupe du reste, en un rien de temps. Pas de plateforme tierce à apprendre, pas de reformatage manuel des catalogues CAN/NPK, juste votre soumission, importée telle qu'elle vous a été transmise, prête à être chiffrée.

Sources consultées :

• crb.ch — Centre suisse d'études pour la rationalisation de la construction (CAN, NPK)

• trias.swiss — Guide pour les marchés publics suisses

• tenderlift.ch — Appels d'offres publics de construction en Suisse

• olmero.ch — Plateforme de soumissions suisse